Zoeken
Terug

Managementondersteuner

Er zit meer achter

Jij zorgt dat onze plv. VD goed voorbereid voor de dag komt, overal waar de plv. VD gaat of staat. Agendaplanning, de juiste stukken: jij zorgt dat alles klopt. Je bent proactief en weet hoofd- en bijzaken snel van elkaar te scheiden bij het voeren van complex agendabeheer. En terwijl iedereen iets van je wil ben jij in staat om effectief te bepalen welke taken voorrang krijgen en durf je grenzen te stellen en assertief te zijn. Immers, je werkzaamheden voor je plv. VD gaan voor. Je ontzorgt de plv. VD en een persoonlijke klik is daarbij belangrijk.
Standplaats: Vught Aantal uur: 24 - 27 Maandsalaris: € 2.595 - € 3.238 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO Reageren voor: 20-05-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Jij zorgt dat onze plv. VD goed voorbereid voor de dag komt, overal waar de plv. VD gaat of staat. Agendaplanning, de juiste stukken: jij zorgt dat alles klopt. Je bent proactief en weet hoofd- en bijzaken snel van elkaar te scheiden bij het voeren van complex agendabeheer. En terwijl iedereen iets van je wil ben jij in staat om effectief te bepalen welke taken voorrang krijgen en durf je grenzen te stellen en assertief te zijn. Immers, je werkzaamheden voor je plv. VD gaan voor. Je ontzorgt de plv. VD en een persoonlijke klik is daarbij belangrijk.
Standplaats: Vught Aantal uur: 24 - 27 Maandsalaris: € 2.595 - € 3.238 Vakgebied: Bedrijfsvoering en Staf Opleiding: MBO Reageren voor: 20-05-2024 Dienstverband: Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Bewaar vacature Vacature bewaard
Managementondersteuner Vragen? Direct solliciteren
jouw werk in
Bedrijfsvoering en Staf

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega’s die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega’s van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen



Als managementassistent ben jij verantwoordelijk voor diverse organisatorische taken, zoals het coördineren van facilitaire aspecten en het verzenden van uitnodigingen, waarbij je ervoor zorgt dat alle benodigde documenten correct zijn bijgevoegd. Daarnaast ben je belast met het reserveren van vergaderlocaties en het regelen van catering. 

Naast het opstellen van brieven en notulen, het bijhouden van dossiers en het zorgen voor de archivering ervan, beoordeel je binnenkomende e-mails en post, en ben je verantwoordelijk voor zowel uitgaande correspondentie als het beheer van het proces rond beroepen, klachten en verweer van gedetineerden in het JOIN-systeem. Je hebt een vaardigheid in het stellen van prioriteiten en fungeert als het eerste aanspreekpunt voor zowel interne medewerkers als externe partijen. Of het nu persoonlijk, telefonisch of via e-mail is, je staat hen bij in algemene en procedurele aangelegenheden van zowel het dienstvak als de vestigingsdirectie.

Het team van managementassistenten waarvan je deel uitmaakt, levert ondersteuning aan de directeur, plaatsvervangende directeuren en hoofd Veiligheid van de PI Vught. Je bent flexibel inzetbaar en neemt je collega’s waar bij afwezigheid.

Ben je flexibel, houd je overzicht en ben je besluitvaardig? Denk je stappen vooruit en neem je de regie? Werk je graag in teamverband, kun je goed schakelen en pak je je verantwoordelijkheid? Kortom, ben jij een enthousiaste en betrokken collega? Dan ben jij de nieuwe managementassistent van de plv. VD PI Vught.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 51409
Mevrouw N. Romantschenko, hoofd algemene zaken 06-10467531
Ruud Reinhoud, corporate recruiter 06-83190313
Dit neem je mee

Op een proactieve en flexibele manier pak je taken op, zowel zelfstandig als in nauwe samenwerking met je collega's. Afspraken kom je altijd na, je werkt accuraat en hebt een dienstverlenende instelling. Je kunt anticiperen op ontwikkelingen en vragen binnen de organisatie. Hierbij voel je goed aan welke zaken urgent zijn en welke wel even kunnen wachten. Je durft zaken bespreekbaar te maken en kunt goed omgaan met drukke dagen. Dit komt onder andere door jouw snelle manier van schakelen én omdat je een kei bent in plannen en organiseren.

Daarnaast verwachten we het volgende van je:

  • Mbo werk en denk niveau in een secretariele richting.
  • Minimaal één jaar werk ervaring in een ondersteunende, secretariele functie.
  • Kennis van uiteenlopende managment ondersteunende werkzaamheden.
  • Uitstekende beheersing van de nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk.
  • Ruime ervaring en kennis van de windowsapplicaties zoals Word, Excel en Powerpoint.


Jouw competenties

Voor de functie van managementassistent zijn we op zoek naar een kandidaat die beschikt over diverse vaardigheden, waaronder:

  • Flexibiliteit, waarbij je kunt omgaan met veranderende omstandigheden en takenprioriteiten.
  • Uitstekende beheersing van voortgangscontrole om ervoor te zorgen dat projecten en taken soepel verlopen.
  • Een sterk gevoel voor klantgerichtheid, waarbij je de behoeften en verwachtingen van zowel interne als externe klanten begrijpt en aanpakt.
  • Een talent voor plannen en organiseren, zodat je efficiënt kunt omgaan met agenda's, vergaderingen en andere administratieve taken.
  • De capaciteit om effectief samen te werken in een team, waarbij je open communiceert, ideeën deelt en bijdraagt aan het succes van het team en de organisatie.
Dit kun je verwachten
  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Werknemers kunnen vanwege het nieuwe CAO-akkoord uitkijken naar een flinke loonsverhoging van 9,7% vanaf juli 2024 tot eind 2025. Bovendien zijn er extra voordelen zoals een verhoogd Individueel Keuzebudget en eenmalige uitkeringen. 
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
  • Maandsalaris - min. €2.595,00 - max. €3.238,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 24
  • Maximaal aantal uren per week - 27
er zit meer achter werken biJ Penitentiaire Inrichting Vught

Je krijgt zo’n twaalfhonderd collega’s in allerlei functies. Denk aan verpleegkundigen, complexbeveiligers, arbeidsbegeleiders, penitentiair inrichtingswerkers en forensisch therapeutisch medewerkers. Wat jullie gemeen hebben is de professionele en respectvolle zorg voor een zeer gevarieerde groep gedetineerden op diverse specialistische afdelingen. Ook zijn er verschillende ondersteunende functies, zoals leerkrachten, casemanagers en administratieve medewerkers. Alle afdelingen zijn gehuisvest in diverse gebouwen in een groenrijke omgeving verspreid over de dertig hectare grote locatie.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De afdeling Algemene Zaken verleent secretariële- en administratieve ondersteuning en kenmerkt zich door een grote diversiteit aan functionarissen met evenzoveel aandachtsgebieden. Grofweg laten de taken zich onderverdelen in managementondersteuning, waaronder de managementassistentes, de dienstenplanning voor het executief personeel en de adviseurs bedrijfsvoering. Onder de adviseurs bedrijfsvoering vallen onder andere de directiesecretaris, coördinator bedrijfsvoering, rooster managementadviseurs, kwaliteitsmedewerkers, medewerkers planning & control, web redacteur, juridisch medewerkers, communicatiemedewerker en communicatieadviseur. 

Meer over deze locatie

PI Vught biedt plaats aan 697 gedetineerden.

De gemiddelde verblijfstijd van een gedetineerde is 181 dagen.

Het totale personeelsbestand van PI Vught bestaat voor 42% uit vrouwen en 58% uit mannen.

Kijk jij voorbij wat iemand gedaan heeft? Er zit meer achter werken bij DJI
Je bent samen met je team én gedetineerden verantwoordelijk voor een terugkeer in de maatschappij. Gedetineerden worden uiteindelijk gewoon weer iemands buur. Je werkt hier aan veiligheid door mensen vooruit te helpen. Positieve verandering begint met het besef dat het een optelsom is van de kleinste successen. Die leiden tot groots resultaat. Om dat te bereiken moet je verder kijken, voorbij aan wat iemand gedaan heeft.
Meer over werken bij DJI
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Herken jij jezelf in dit profiel en heb je interesse? Solliciteer dan uiterlijk voor 20 mei 2024 en word onderdeel van ons enthousiaste team Algemene Zaken. 
  • De sluitdatum van de vacature is 20 mei 2024. Maandag 27 mei en dinsdag 28 mei vinden de selectiegesprekken plaats. 
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega’s met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''
''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''

Karin is vestigingsdirecteur bij penitentiaire inrichting Dordrecht

“Bij DJI liggen ontzettend veel kansen en mogelijkheden. Als je het zelf wilt, investeert de organisatie in je. Bovendien is er altijd ruimte om mee te kijken met collega’s en bij ketenpartners.” Karin Winkelman, nu vestigingsdirecteur van PI Dordrecht, kan het weten. Al 26 jaar werkt ze bij DJI, in veel verschillende functies en onderdelen.

Lees het verhaal van Karin