Inkopen voor alle locaties van DJI in Nederland
“DJI heeft alle ondersteunende diensten op het gebied van inkoop, personeel en facilitair gebundeld in 1 shared service center. Daar is het IUC een onderdeel van. Bij het IUC kopen we alle goederen en diensten in voor de 50 locaties en kantoren van DJI in Nederland, het NFI, de IND, JIO en voor Justis. Voor DJI is dat dus vooral voor de justitiële inrichtingen, zoals de gevangenissen. Je kunt de gevangenissen vergelijken met een klein dorp met muren er omheen. Wij zorgen ervoor dat binnen zo’n ‘dorp’ de juiste goederen en diensten beschikbaar zijn. Van eten tot toiletpapier, van magnetrons tot televisies en van tolkdiensten tot verhuisdiensten. Alles is nodig om onze gevangenissen in Nederland goed te kunnen laten functioneren. De Europese wet schrijft voor dat als je boven een bepaald bedrag inkoopt, je dat via een Europese aanbesteding doet. Uit zo’n aanbesteding komt een contract voort en dat moet gemanaged worden. Dat doe ik al 8 jaar met heel veel plezier.”
Vaak op pad
“Het is mijn taak ervoor te zorgen dat zowel onze locaties als de leveranciers zich houden aan de afspraken die in zo’n contract staan. Dit kun je in deze functie deels op kantoor doen en deels vanuit huis. Ik ben zelf iemand die gelooft dat je dit het beste kunt doen door vaak op pad te gaan en mensen te ontmoeten. Zo kun je goed contact onderhouden met zowel de collega’s op de locaties als met de leveranciers en begrijp je beter waar de behoefte ligt en wat er speelt. Je werkt samen met collega’s in het land door hen bijvoorbeeld naar hun tevredenheid over de bestelde producten en diensten te vragen, zodat je dit tijdens gesprekken met leveranciers kunt terugkoppelen. Dit betekent ook dat je soms problemen moet oplossen en soms ook minder leuke gesprekken met leveranciers moet voeren. Met behulp van mijn sociale vaardigheden problemen oplossen en zaken voor anderen beter, mooier en gemakkelijker maken. Daar doe ik het voor.”
Ik zie het managen van een contract echt als het hebben van een eigen winkel die je kan runnen op een manier die bij jou past.
Van blanco naar expertise
“Het leukste aan dit werk? Dat je specialist wordt op het gebied van zaken waar je anders niet zo snel mee in aanraking komt. Je hebt 15 tot 20 contracten in je portefeuille en wordt echt specialist op de contracten die je managet. Toen ik net begon, kreeg ik de wasmiddelen en wasmachines voor de wasserijen van DJI in mijn pakket. In het begin wist ik hier niets vanaf. Door naar de wasserijen toe te gaan, mee te kijken hoe het proces loopt, te zien hoe er gewerkt wordt met de machines, welke invloed wasmiddelen hebben op een wasproces en door het gesprek aan te gaan met collega’s, leerde ik alles over professionele wasmachines en wasmiddelen. Deze producten kennen inmiddels geen geheimen meer. Ik zie het managen van een contract echt als het hebben van een eigen winkel die je kan runnen op een manier die bij jou past. Nieuwe collega’s raad ik daarom altijd aan om de vrijheid en flexibiliteit die je binnen deze functie hebt te benutten. Natuurlijk zijn er afspraken waar je je aan moet houden en gebruiken we allemaal dezelfde methode, maar je krijgt het vertrouwen om je in de contracten te verdiepen en ze te managen op een manier die bij jou past.”
een gevarieerd en gemotiveerd team
“Ik werk op dit moment in een team van ongeveer 20 personen. Hier zitten collega’s in met jarenlange ervaring en collega’s die net hun studie of een traineeship hebben afgerond. Deze mix vind ik ontzettend leuk. Je leert continu van elkaar en iedereen is erg gemotiveerd. De werkzaamheden zelf zijn vrij zelfstandig, maar als je er even niet uitkomt, is er altijd iemand die bereid is met je mee te denken. We werken hard maar er is ook altijd ruimte voor een persoonlijk gesprek en voor leuke dingen. Binnen het IUC zijn er regelmatig collega’s die willen overstappen naar ons team. Ik zie dat als een enorm compliment naar ons team toe. Zelf ben ik hier gestart zonder enige ervaring op het gebied van inkoop en toch kreeg ik de kans. Ik ben van mening dat of de functie bij je past en of je in het team past meer te maken heeft met wie je bent en hoe je in het leven staat dan met je diploma.”
inkopen met impact
“Bij DJI kopen we zoveel mogelijk in met impact. Dit betekent dat we onze leveranciers betrekken bij het realiseren van onze maatschappelijke doelen. We willen onze gedetineerden een dagbesteding bieden en een goede basis geven voor wanneer ze de gevangenis weer verlaten. Een mooi voorbeeld van waar onze locaties en leveranciers samenkomen, is wanneer gedetineerden namens onze leverancier tijdens de arbeid televisies voorzien van een ‘hufterproof’ scherm. Een echte win-winsituatie; gedetineerden doen nuttig werk en de televisies gaan langer mee. Een ander mooi voorbeeld van waar ik als contractmanager impact kon maken, was de Yellow Ribbon Run die vorig jaar georganiseerd werd in de gevangenis van Veenhuizen. Met deze Run wordt het belang van een tweede kans voor gedetineerden benadrukt. Ik werd door een collega daar benaderd om leveranciers te vinden die bereid waren dit evenement te sponsoren. Vanuit het IUC kreeg ik hier gelukkig alle tijd en ruimte voor. Het idee voor de Run werd door zowel de leveranciers als de gedetineerden heel positief ontvangen. Door als collega’s van DJI en leveranciers samen te werken, konden we er een mooie en betekenisvolle dag van maken voor onze gedetineerden. Dat soort dingen geven mij persoonlijk veel voldoening en energie. Het laat zien op welke manieren je als contractmanager ook direct kunt bijdragen aan de doelen van DJI.”