Als directieondersteuner ben je de rechterhand van de directie van de Oostvaarderskliniek. In deze rol bied je proactieve, efficiënte en klantgerichte ondersteuning, waarbij je ervoor zorgt dat de directie zich volledig kan richten op de strategische en beleidsmatige taken. Je vervult een breed scala aan secretariële en administratieve werkzaamheden, zoals agendabeheer, correspondentie en het voorbereiden van vergaderingen.

Daarnaast fungeer je als het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, en zorg je voor een soepele communicatie en samenwerking. Je bent verantwoordelijk voor het creëren van overzicht en het bewaken van prioriteiten in de hectische dagelijkse gang van zaken, waarbij je snel kunt schakelen en problemen zelfstandig oplost. Door jouw proactieve houding ontzorg je de directie op een professionele en discrete manier, zodat hij/zij zich kan focussen op de kern van het werk. Je werkt binnen het secretariaat van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO) en rapporteert aan het Hoofd ondersteunende diensten. 

Werkzaamheden
Secretariële en managementondersteuning:

• Beheren van correspondentie en opstellen van brieven binnen je bevoegdheden;
• Complex agendabeheer voor directie en tijdig signaleren van knelpunten;
• Voorbereiden en ondersteunen van vergaderingen, inclusief verslaglegging en verspreiden van stukken;
• Afhandelen van telefoongesprekken en waar nodig doorverwijzen;
• Ontvangen en introduceren van bezoekers;
• Bijhouden van werk- en vergaderdossiers per onderwerp of project;
• Verwerken van post, signaleren van urgente stukken en beheren van vertrouwelijke documenten;
• Fungeren als buffer tussen Directie, managementteam en externe partijen;
• Zorg dragen voor goede verbindingen binnen de organisatie. 

Overige taken:

• Signaleren van mogelijke knelpunten aan het directiesecretariaat en Hoofd ondersteunende diensten;
• Vervanging of ondersteuning van collega’s binnen het secretariaat indien nodig;
• Ondersteuning bij de organisatie van projecten, bijeenkomsten en evenementen.