Als managementassistent bied je allround ondersteuning op secretarieel gebied en verricht je een gevarieerd pakket aan organisatorische en administratieve werkzaamheden van de directie. Je beheert de agenda’s moeiteloos, waarbij Microsoft Outlook voor jou geen geheimen heeft, en stelt afspraken en prioriteiten waar nodig. In samenspraak met de directieleden bereid je afspraken inhoudelijk voor. De mailbox hou je dagelijks bij en je handelt vragen en/of verzoeken zoveel mogelijk zelfstandig af. Ook organiseer je vergaderingen en/of bijeenkomsten, waar je als notulist optreedt. Maar dat is niet alles. Naast de bovengenoemde zaken verstuur je interne mededelingen en zorg je voor administratieve ondersteuning voor de afdelingen kwaliteit, communicatie en juridische zaken.
Naast de directieleden heb je contact met in- en externe collega’s en andere relaties, zoals de Commissie van Toezicht. Je ontvangt vertrouwelijke informatie, waar je zorgvuldig en integer mee omgaat. Vragen die je ontvangt structureer en prioriteer je. Komen er bezoekers? Dan sta jij ze gastvrij en servicegericht te woord.
Als managementassistent ga je aan de slag met de volgende kerntaken:
- Biedt secretariële ondersteuning en voert administratieve taken uit voor de directie;
- Beheert zeer complexe agenda’s, stelt prioriteiten en handelt verzoeken zelfstandig af;
- Organiseert vergaderingen, notuleert en verstuurt interne mededelingen;
- Heeft contact met interne en externe relaties en ontvangt bezoekers gastvrij;
Het team
Je werkt in een hecht team van vier ondersteuners, dit zijn ervaren collega’s die je graag de kneepjes van het vak bijbrengen. Het werk is dynamisch en afwisselend, met regelmatig ad-hoc taken die je dag verrassend maken. Je zit letterlijk naast de directie, wat zorgt voor een directe, informele en prettige samenwerking. Teamgevoel is belangrijk voor jou en voor de organisatie. Je werkt veel samen en vervangt –bij afwezigheid- een collega. Als verantwoordelijke voor het attentiebeleid zorg je dat iedereen zich gezien en gewaardeerd voelt. Je werkt op de locatie, midden in het hart van het team en dicht bij de directie. Thuiswerken is incidenteel mogelijk, en dit gebeurt altijd in goed overleg. Zo behouden we een sterke teamdynamiek en blijft de communicatie vlot en persoonlijk, terwijl er ruimte is voor flexibiliteit wanneer dat nodig is.