Home Vacatures Managementondersteuner secretaresse BMO

Managementondersteuner secretaresse BMO

Als managementondersteuner/secretaresse BMO ben jij de drijvende kracht achter de secretariële en administratieve ondersteuning van onze directie. Deze bestaat uit de directeur Behandelzaken, Manager Organisatieontwikkeling en Advies, Manager Veiligheid en Ondersteunende diensten en Manager Behandelzaken. Je werkt proactief, klantgericht en dienstverlenend en biedt ook ondersteuning bij projecten en structurele overleggen.
Almere 32 - 36 uur € 2.866 - € 3.564 Bedrijfsvoering en Staf MBO - 4 Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 23-01-2025
Als managementondersteuner/secretaresse BMO ben jij de drijvende kracht achter de secretariële en administratieve ondersteuning van onze directie. Deze bestaat uit de directeur Behandelzaken, Manager Organisatieontwikkeling en Advies, Manager Veiligheid en Ondersteunende diensten en Manager Behandelzaken. Je werkt proactief, klantgericht en dienstverlenend en biedt ook ondersteuning bij projecten en structurele overleggen.
Almere 32 - 36 uur € 2.866 - € 3.564 Bedrijfsvoering en Staf MBO - 4 Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 23-01-2025
Managementondersteuner secretaresse BMO Vraag? Direct solliciteren

Dit ga je doen als Managementondersteuner secretaresse BMO

Dit ga je doen als Managementondersteuner secretaresse BMO

Jouw werkzaamheden vinden plaats binnen het secretariaat van de afdeling Behandel- en Managementondersteuning (BMO), waar je rapporteert aan Manager Therapeutisch Milieu. Het secretariaat speelt een cruciale rol in de brede ondersteuning van directieleden, het managementteam en de organisatie als geheel.

Wat ga je doen

  • Complex agenda beheer van de MT leden en/of signaleren van knelpunten. 
  • Pro-actief werken.
  • Voorbereiden, organiseren en verslagleggen van vergaderingen; zorgen voor correcte verspreiding van stukken.
  • Opstellen en verzorgen van correspondentie en brieven binnen jouw bevoegdheden.
  • Verwerken, verspreiden en verzending van post en evt. pakketten.
  • Filteren van binnenkomende telefoongesprekken en zelfstandig afhandelen waar mogelijk.
  • Ontvangen en introduceren van bezoekers.
  • Beheren en bijhouden van werk- en vergaderdossiers, zowel digitaal als fysiek.
  • Verwerken en archiveren van post en vertrouwelijke stukken met oog voor urgentie en detail.
  • Fungeren als schakel tussen de directie, het managementteam en externe relaties.
  • Zorgen voor verbinding binnen de organisatie door oog te hebben voor verhoudingen en samenwerking.


Overige taken

  • Signaleren van potentiële knelpunten aan het Hoofd BMO.
  • Vervanging of ondersteuning van collega’s binnen het secretariaat waar nodig waaronder de Directie-ondersteuner.
  • Bestellen van bloemen, fruitmanden.
  • Boeken van vergaderzalen en externe locaties. 
  • Organiseren van projecten, bijeenkomsten en evenementen zoals open dagen.
VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 57606
Mevrouw R. Donselaar, manager therapeutisch milieu 06-12135012
Denise van der Poel, corporate recruiter DJI 06-27518948

Dit kun je verwachten

  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI
  • Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
  • Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 32
  • Maximaal aantal uren per week - 36

Dit neem je mee

Dit neem je mee

  • Mbo+ werk- en denkniveau, met een diploma in secretaresse/managementondersteuning.
  • Stressbestendig en in staat om onder tijdsdruk te werken.
  • Vaardig in het gebruik van Microsoft Office.
  • Uitstekende schriftelijke en mondelinge beheersing van de Nederlandse taal.
  • Ervaring met notuleren en het onderscheiden van hoofd- en bijzaken.
  • Procesbewaking en voortgangscontrole.
  • Affiniteit met het DJI-werkveld, GGZ of ketenpartners is een pré.
     

Competenties

  • Klantgerichtheid: Je herkent behoeften van interne en externe klanten en speelt hier proactief op in met een professionele houding.
  • Voortgangscontrole: Je bewaakt deadlines en processen en grijpt tijdig in om de voortgang te waarborgen.
  • Plannen en organiseren: Je structureert en prioriteert werkzaamheden efficiënt, zelfs onder hoge werkdruk.
  • Accuraat werken: Je werkt nauwkeurig, let op details en levert werk van hoge kwaliteit.
  • Flexibiliteit: Je schakelt snel tussen verschillende taken en past je moeiteloos aan veranderende omstandigheden aan.
  • Organisatiesensitiviteit en integriteit: Je begrijpt interne verhoudingen, handelt tactvol en gaat vertrouwelijk en professioneel om met informatie.

    Naast deze eisen herken jij jezelf in de volgende eigenschappen: Wij zoeken een flexibele, georganiseerde en nauwkeurige professional die excelleert in een dynamische omgeving.
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 57606
Mevrouw R. Donselaar, manager therapeutisch milieu 06-12135012
Denise van der Poel, corporate recruiter DJI 06-27518948

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega's met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een 'Verklaring Omtrent het Gedrag' (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''

''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''

Karin is vestigingsdirecteur bij penitentiaire inrichting Dordrecht

“Bij DJI liggen ontzettend veel kansen en mogelijkheden. Als je het zelf wilt, investeert de organisatie in je. Bovendien is er altijd ruimte om mee te kijken met collega’s en bij ketenpartners.” Karin Winkelman, nu vestigingsdirecteur van PI Dordrecht, kan het weten. Al 26 jaar werkt ze bij DJI, in veel verschillende functies en onderdelen.

Lees het verhaal van Karin