Als medewerker administratie / telefonist verricht jij werkzaamheden voor de telefooncentrale en minimaal een dag (of twee dagdelen) per week werkzaamheden voor de kas-/bezoekadministratie. In beide rollen heb je veelvuldig telefonisch contact met diverse collega’s en aan de vestiging verwante partijen.

In jouw rol als medewerk(st)er kas-/bezoekadministratie plan je aan de hand van telefonische contacten diverse type bezoekafspraken in. Bijvoorbeeld advocaten- en relatiebezoek voor gedetineerden. Daarnaast houd jij je bezig met administratieve werkzaamheden m.b.t het bezoek van gedetineerden en de gedetineerdenkas. Zo ben je samen met jouw collega’s verantwoordelijk voor de telling van de kas en het beheer van de e-mailbox. Bij afwijkende verzoeken/bijzonderheden schakel je met het afdelingspersoneel. 

Als telefonist ben je verantwoordelijk voor het aannemen van interne- en externe telefoongesprekken. Denk hierbij aan contacten met relaties van gedetineerden, advocaten en andere ketenpartners. Op klantvriendelijke wijze inventariseer je voor wie het gesprek bestemd is. Daarna verbind je door naar de juiste persoon/afdeling en geef je de boodschap door. Indien nodig, laat je een terugbelverzoek achter.  Daarnaast verricht je als telefonist administratieve werkzaamheden, zoals het registreren van e-mailadressen, het registreren van bezoekafspraken in het systeem FMIS en het bijhouden van de e-mailbox. 

Als telefonist/ medewerker administratie ben je het visitekaartje van de PI Vught. Je bent klantvriendelijk, zelfverzekerd, dienstverlenend én proactief. Je spreekt correct Nederlands en bent in staat om goed door te vragen bij onduidelijkheden. Je biedt een luisterend oor maar bewaakt ook de duur van het gesprek. Indien nodig vraag je gericht door om informatie te verzamelen. 

Tijdens het uitvoeren van jouw functie hanteer je de juiste omgangsvormen, ben je integer en ben jij jezelf bewust van de omgeving waarin je werkzaam bent. Daarnaast ben je een leuke collega, die bijdraagt aan een goede sfeer. Ook vind jij het leuk om op twee verschillende onderdelen in te worden gezet en incidenteel jouw collega’s van het secretariaat BMO te ondersteunen. 

Let op: Je zorgt er samen met jouw directe collega’s voor dat de bezetting dagelijks is geregeld. Er wordt gewerkt in een vast rooster van maandag tot en met vrijdag van 08.00 tot 17.00 uur. Jouw roostervrije dag betreft de donderdag.