Home Vacatures Medewerker bureau management ondersteuning

Medewerker bureau management ondersteuning

Het soepel laten verlopen van administratieve en secretariële processen. Dat is jouw belangrijkste verantwoordelijkheid als managementondersteuner bij het Bureau Management Ondersteuning (BMO) van de Penitentiaire Inrichting (PI) in Arnhem. Jouw focus ligt op het optimaal ondersteunen van het management. Dit doe je op locatie in Arnhem. Met jouw klantgerichte en stressbestendige houding behoud je het overzicht én je rust. Ook wanneer er veel tegelijkertijd speelt.
Arnhem 27 - 27 uur € 2.866 - € 3.564 Bedrijfsvoering en Staf MBO - 4 Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 20-01-2025
Het soepel laten verlopen van administratieve en secretariële processen. Dat is jouw belangrijkste verantwoordelijkheid als managementondersteuner bij het Bureau Management Ondersteuning (BMO) van de Penitentiaire Inrichting (PI) in Arnhem. Jouw focus ligt op het optimaal ondersteunen van het management. Dit doe je op locatie in Arnhem. Met jouw klantgerichte en stressbestendige houding behoud je het overzicht én je rust. Ook wanneer er veel tegelijkertijd speelt.
Arnhem 27 - 27 uur € 2.866 - € 3.564 Bedrijfsvoering en Staf MBO - 4 Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 20-01-2025
Medewerker bureau management ondersteuning Vraag? Direct solliciteren

Dit ga je doen als Medewerker bureau management ondersteuning

Dit ga je doen als Medewerker bureau management ondersteuning

Het visitekaartje van de organisatie
Als managementondersteuner heb je een breed takenpakket, waarbij je voortdurend moet schakelen. Je zorgt voor een goede administratie en je coördineert de ondersteuning van het management. De taken die je uitvoert, zijn vooral administratief en secretarieel van aard. Door jouw ondersteuning kunnen de leden van het management zich volledig op hun inhoudelijke taken richten.

Je bent ook het eerste telefonische en schriftelijke aanspreekpunt voor externe instanties. Van de commissie van toezicht, tot de secretaresse van de burgemeester. En van beleidsmedewerkers tot advocaten. Met vragen komen ze vaak als eerste naar jou toe. Afhankelijk van je kennis en ervaring kun jij je ook nog verder verdiepen in de portefeuille gebonden werkzaamheden van de directeur die jij ondersteunt. Genoeg afwisseling dus.

In het kort houd jij je bezig met het:

  • Beoordelen van binnengekomen post en andere informatie. Waar mogelijk stel je op basis hiervan prioriteiten, breng je samenhang aan en maak je een planning
  • Organiseren en voorbereiden van vergaderingen; je reserveert ruimtes, zorgt ervoor dat de stukken op tijd en compleet worden aangeleverd en dat ze bij de juiste personen terecht komen
  • Notuleren en het maken van verslagen van (in)formele vergaderingen en gesprekken
  • Verzorgen van bestellingen en het regelen van catering
  • Ontvangen en begeleiden van bezoekers
     

Er zit meer achter werken bij DJI als managementondersteuner
“Het BMO is een centrale plek in de organisatie. Tijdens een werkdag krijg ik daarom te maken met verschillende vragen van verschillende partijen. En kan ik iemand zelf niet helpen? Dan weet ik waar diegene moet zijn en verwijs ik door. Deze vragen komen soms onverwachts, waardoor ik mijn werk regelmatig even neer moet leggen. Hier heb ik geen moeite mee; het moeten schakelen tussen verschillende taken is een mooie uitdaging.” Marie, managementondersteuner.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 57598
De heer H. Jansen, hr adviseur 06-10383664
Gerben Eskes, corporate recruiter DJI 06-20625048

Dit kun je verwachten

  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,5% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Lees hier alles over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden bij DJI
  • Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
  • Maandsalaris - min. €2.866,00 - max. €3.564,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 27
  • Maximaal aantal uren per week - 27

Dit neem je mee

Dit neem je mee

Je werkt graag samen en zorgt voor een soepele overdracht van taken binnen het team. Hierin spelen jouw communicatieve vaardigheden een grote rol. Deze zet je ook in tijdens contactmomenten met verschillende partijen. Als visitekaartje van de organisatie ben je je bewust van je presentatie en hoe je verschillende partijen benadert. En je weet hoe je met vertrouwelijke informatie omgaat. Daarnaast werk je nauwkeurig, bewaar je het overzicht en kun je snel schakelen. Ook op drukke momenten ben jij klantgericht en sta je mensen graag te woord. Verder stel je je flexibel op ten opzichte van het rooster en je andere parttime-collega’s.

Daarnaast heb jij:

  • minimaal een mbo 4-diploma, in de richting van managementassistent, directiesecretaresse of een soortgelijke secretariële richting
  • goede communicatieve vaardigheden in het Nederlands in woord en geschrift
  • ervaring met Windows-gestuurde MS Office-programma's, zoals Word, PowerPoint, Outlook en Excel
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Hier kom je te werken

Penitentiaire Inrichting Arnhem

Hier kom je te werken

Penitentiaire Inrichting Arnhem

Je krijgt zo’n tweehonderdzestig collega’s in allerlei functies. Denk aan inrichtingswerkers, zorgprofessionals, administratief medewerkers en complexbeveiligers. Samen staan we voor het realiseren van een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie. Belangrijk daarbij is het anticiperen op de veranderende vraag, zoals een groeiende behoefte aan zorg. We bieden je een uitdagende en veilige werkomgeving waarin medewerkers zich gehoord en thuis voelen, en blijvend wordt geïnvesteerd in training en opleiding.

Meer over jouw toekomstige afdeling

De penitentiaire inrichting (PI) Arnhem maakt onderdeel uit van de divisie Gevangeniswezen en Vreemdelingenbewaring. De PI staat voor een veilige, persoonsgerichte en menswaardige detentie en werkt samen met haar ketenpartners en gedetineerden aan een perspectiefvolle re-integratie in de samenleving. Bureau Management Ondersteuning bestaat uit in totaal 3 collega's die 4 MT-leden administratief en secretarieel ondersteunen. Terwijl veel collega’s vooral werken met gedetineerden, ben jij juist gefocust op het optimaal ondersteunen van het management.

Meer over deze locatie

PI Arnhem biedt plaats aan 265 gedetineerden.

De gemiddelde verblijfstijd van een gedetineerde is 193 dagen.

Het totale personeelsbestand van PI Arnhem bestaat voor 31% uit vrouwen en 69% uit mannen.

PI Arnhem biedt plaats aan 265 gedetineerden.

De gemiddelde verblijfstijd van een gedetineerde is 193 dagen.

Het totale personeelsbestand van PI Arnhem bestaat voor 31% uit vrouwen en 69% uit mannen.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 57598
De heer H. Jansen, hr adviseur 06-10383664
Gerben Eskes, corporate recruiter DJI 06-20625048

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega's met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een 'Verklaring Omtrent het Gedrag' (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''

''Als je proactief bent, kun je bij DJI veel doen''

Karin is vestigingsdirecteur bij penitentiaire inrichting Dordrecht

“Bij DJI liggen ontzettend veel kansen en mogelijkheden. Als je het zelf wilt, investeert de organisatie in je. Bovendien is er altijd ruimte om mee te kijken met collega’s en bij ketenpartners.” Karin Winkelman, nu vestigingsdirecteur van PI Dordrecht, kan het weten. Al 26 jaar werkt ze bij DJI, in veel verschillende functies en onderdelen.

Lees het verhaal van Karin