Home Vacatures Medewerker secretariaat

Medewerker secretariaat

Ben jij een administratieve duizendpoot met een talent voor organiseren en communiceren? Zoek je een uitdagende baan in een gezellig team waar hard werken en plezier hand in hand gaan? Dan is deze functie als Medewerker Secretariaat bij Justitieel Complex Zaanstad echt iets voor jou!
Westzaan 36 - 36 uur € 2.595 - € 3.238 Bedrijfsvoering en Staf MBO Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 12-09-2024
Ben jij een administratieve duizendpoot met een talent voor organiseren en communiceren? Zoek je een uitdagende baan in een gezellig team waar hard werken en plezier hand in hand gaan? Dan is deze functie als Medewerker Secretariaat bij Justitieel Complex Zaanstad echt iets voor jou!
Westzaan 36 - 36 uur € 2.595 - € 3.238 Bedrijfsvoering en Staf MBO Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
Reageer voor 12-09-2024
Medewerker secretariaat Vraag? Direct solliciteren

jouw werk in Bedrijfsvoering en Staf

DJI biedt mooi en uitdagend werk in een niet-alledaagse omgeving. Achter de mensen die rechtstreeks contact hebben met de gedetineerden en de forensisch patiënten staan talloze collega’s die elke dag een belangrijke operationele of strategische bijdrage leveren aan het goed functioneren en presteren. Dat klinkt misschien simpel, maar er zit meer achter. Zoals de collega’s van Communicatie, Administratie, Onderwijs, ICT, HRM of Onderzoek. Als facilitair-, inkoop- en financeprofessional kun je bij ons ook alle kanten op. We richten ons namelijk op het volledige spectrum van bedrijfsvoering waarin we ons werk steeds efficiënter en innovatiever willen doen. Als professional bij DJI draag je bij aan de veiligheid van de samenleving.

Dit ga je doen als Medewerker secretariaat

Dit ga je doen als Medewerker secretariaat

Wat ga je doen? 
Als Medewerker Secretariaat ben jij de rots in de branding voor onze directie. Jij zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, zodat de directie zich volledig kan focussen op hun kerntaken. Je houdt je bezig met een breed scala aan taken:

  • Agendabeheer: Jij zorgt ervoor dat de agenda’s van de directie altijd up-to-date zijn en dat afspraken vlekkeloos verlopen.
  • Postbehandeling: Je beoordeelt inkomende post op belang, prioriteit en samenhang, en zorgt voor een efficiënte planning.
  • Voorbereiding van vergaderingen: Je stelt de vergaderingen voor, maakt de agenda’s en zorgt dat alle benodigde documenten klaarstaan.
  • Notuleren: Tijdens vergaderingen maak jij nauwkeurige notities zodat alle belangrijke punten en beslissingen goed gedocumenteerd zijn.
  • Vraagbaak: Je bent het aanspreekpunt voor collega's en externe instanties die vragen hebben over procedurele zaken van de directie.


Waarom deze baan zo leuk is:
 Je komt te werken in een klein, hecht team van vier collega's. We werken hard, maar hebben ook zeker tijd voor een grapje. De sfeer is relaxed en collegiaal, en er is altijd ruimte voor jouw ideeën en initiatieven. Het team ondersteunt elkaar waar nodig, en samen zorgen we ervoor dat de directie optimaal kan functioneren.

Wat bieden wij jou? 
Bij Justitieel Complex Zaanstad krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in een gezellige en betrokken werkomgeving. Je werk is afwisselend, uitdagend en altijd van betekenis. We bieden een werkomgeving waarin je jezelf kunt ontwikkelen, waar ruimte is voor persoonlijke groei en waar je elke dag met plezier naar je werk gaat.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 51821
Beryl Boulton, corprorate recruiter 06-21563068
Beryl Boulton, corprorate recruiter 06-21563068

Dit kun je verwachten

  • Een Individueel Keuzebudget. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en stel je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samen. Het kan bijvoorbeeld bestaan uit geld (16,37% van je bruto jaarsalaris) of vakantiedagen
  • Volledige vergoeding van je ov-reiskosten woon-werkverkeer
  • Een pensioenregeling
  • Gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof
  • Studiemogelijkheden voor persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling
  • De mogelijkheid gebruik te maken van bedrijfsfitness
  • Salarisniveau - min. Schaal 06 - max. Schaal 06
  • Maandsalaris - min. €2.595,00 - max. €3.238,00 (bruto o.b.v. 36 uur)
  • Dienstverband -  Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd (met eventueel een proeftijd van maximaal 1 maand)
  • Contractduur - 1 jaar
  • Minimaal aantal uren per week - 36
  • Maximaal aantal uren per week - 36

Dit neem je mee

Dit neem je mee

  • Een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële richting is een pré
  • Ruime werkervaring als managementondersteuner
  • Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en je beheerst de Engelse taal op basisniveau (conversatie)
  • Je bent vaardig in het gebruik van Microsoft Office-toepassingen.


Dit is jouw kracht:

  • Je hebt een dienstverlenende, proactieve en vooral positieve instelling
  • Je werkt zorgvuldig, netjes en weet van aanpakken
  • Je hebt een flexibele instelling
  • Je bent collegiaal en gericht op samenwerking: een échte teamplayer!
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Bijzonderheden
  • Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
  • Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie. 
  • Een assessment kan deel uitmaken van de sollicitatieprocedure. 
  • Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl. 
  • Thuiswerken behoort tot de mogelijkheden, DJI biedt goede faciliteiten om thuis te werken. 
  • Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Hier kom je te werken

Justitieel Complex Zaanstad

Hier kom je te werken

Justitieel Complex Zaanstad

Je krijgt zo’n negenhonderd collega’s in allerlei functies. Denk aan penitentiair inrichtingswerkers, complexbeveiligers en (verpleegkundig) forensisch therapeutisch medewerkers. Wat jullie gemeen hebben is de professionele en respectvolle zorg voor een zeer diverse groep gedetineerden met veel verschillende problematieken – vaak met dubbele diagnose – en culturen. Ook verslavingen en verstandelijke beperkingen komen voor. Waar de ene dag soepel verloopt, kan het op de andere dag onrustig zijn. Afhankelijk van je baan merk je dat in het directe contact met de gedetineerden of meer op een afstand.

Meer over jouw toekomstige afdeling

Justitieel Complex Zaanstad biedt plaats aan ongeveer 1.050 gedetineerden en bestaat uit een gevangenis, extra zorgvoorziening, huis van bewaring, een inrichting stelselmatige daders en een penitentiair psychiatrisch centrum. Naast de zorg voor gedetineerden bieden we hen waar mogelijk de kans een maatschappelijk aanvaardbaar bestaan op te bouwen.

Meer over deze locatie

JC Zaanstad biedt plaats aan ruim 1.000 gedetineerden

De gemiddelde verblijfstijd van een gedetineerde is 130 dagen.

Het totale personeelsbestand van JC Zaanstad bestaat voor 38,5% uit vrouwen en 61,5% uit mannen.

JC Zaanstad biedt plaats aan ruim 1.000 gedetineerden

De gemiddelde verblijfstijd van een gedetineerde is 130 dagen.

Het totale personeelsbestand van JC Zaanstad bestaat voor 38,5% uit vrouwen en 61,5% uit mannen.

VRAGEN OVER DEZE FUNCTIE? Vacaturenummer: 51821
Beryl Boulton, corprorate recruiter 06-21563068
Beryl Boulton, corprorate recruiter 06-21563068

Zo solliciteer je

Spreekt werken bij DJI je aan? Solliciteer direct! Hiernaast staat uitgelegd hoe het sollicitatietraject er uitziet.

Tijdens het sollicitatietraject willen we je graag beter leren kennen en kun je ook kennismaken met ons.
We kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan.
Dit zorgt er voor dat je bij DJI of bij eventuele andere rijksonderdelen makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht (zoals je contactgegevens, je cv en je motivatiebrief) om in te vullen en het is mogelijk om je gegevens te laten inlezen van een ander bestand zoals je cv.
Na het indienen van je sollicitatie ontvang je een ontvangstbevestiging.
De voortgang van je sollicitatie kun je zelf vanuit je profiel volgen (handig!). Daarnaast houden we je telefonisch of per mail op de hoogte van de vervolgstappen van het selectietraject. Goed om te weten: het is mogelijk om je profiel binnen je sollicitatie-account zichtbaar te maken voor andere rijksonderdelen zodat zij je kunnen vinden voor eventuele andere vacatures. Belangrijk: je kiest daarvoor zelf, dit staat los van je eventuele sollicitatie(s), en je besluit zelf welke gegevens je wilt delen.
Het eerste gesprek.
Wanneer de vacaturehouder of manager je cv en motivatiebrief positief heeft beoordeeld krijg je een uitnodiging voor een eerste gesprek. Dit is een kennismaking met de organisatie. Bereid je goed voor door je in te lezen over de functie en de locatie waar je solliciteert. Natuurlijk is dit ook het uitgelezen moment voor jou om te kijken of DJI ook bij je past!
Het (online) assessment (voor bepaalde functies).
Voor sommige functies wordt een (online) assessment afgenomen. Zo ja, dan staat dat vooraf in de vacaturetekst aangegeven. Dit assessment wordt meestal tussen het eerste en tweede gesprek afgenomen. De selectiepsycholoog plant, het liefst zo snel mogelijk, met jou het assessment in. Het assessment bestaat meestal uit een rollenspel en een capaciteitentest.
Het tweede gesprek.
Bij een tweede sollicitatiegesprek draait het erom dat de organisatie en jij erachter komen of jullie de juiste match zijn. Het tweede gesprek is dan ook meestal met een aantal collega’s met wie je zou gaan samenwerken. Dus ook nu is het belangrijk een goede eerste indruk achter te laten zodat je ook deze gesprekspartner voor je kunt winnen.
Arbeidsvoorwaardengesprek.
Bij DJI kun je rekenen op goede arbeidsvoorwaarden. Naast een mooi salaris bieden wij een Individueel Keuzebudget (IKB). Met het IKB maak je keuzes die passen bij je eigen wensen, afgestemd op je persoonlijke levensfase en doelen. Onze uitstekende studiefaciliteiten zorgen ervoor dat je je kunt blijven ontwikkelen.
Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG).
Na het arbeidsvoorwaardengesprek ontvang je een e-mail van Dienst Justis met het verzoek om een ‘Verklaring Omtrent het Gedrag’ (VOG) aan te vragen. Deze VOG is noodzakelijk om in dienst te kunnen treden bij DJI. Wil je weten of je recht hebt op een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl of hier (voor jongeren) justis.nl/jongeren.
''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''

''Wat mijn baan zo leuk maakt? Afwisseling én meedenken over de processen!''

Ruth werkt als financieel administratief medewerker bij het Financieel Dienstencentrum

Ruth kent de financiële administratie van de Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI) als de beste. Ze werkt hier sinds 2007 en heeft alle kanten gezien: van declaraties en P-Direkt tot aan debiteuren en crediteuren. “De afwisseling vind ik leuk! Net als het meedenken over processen, en die vervolgens samen met je collega’s optimaliseren. Dat houdt mijn baan uitdagend.”

Lees het verhaal van Ruth